Otimizar tempo e ganhar produtividade é uma meta essencial para as empresas que buscam melhores resultados na gestão de projetos. O desenvolvimento da tecnologia e as facilidades dos dispositivos mobile geraram um mercado mais imediatista e, consequentemente, clientes mais apressados. Sobra pouco tempo para organizar as fases que antecedem a execução efetiva dos trabalhos e, com isso, o risco de problemas ou refação pode aumentar.
Para minimizar essas questões, é muito importante lançar mão de boas práticas e ferramentas que ajudem a ganhar tempo e gerar resultados mais assertivos. Seja para planos internos ou entregas para o mercado, realizar uma boa gestão dos processos contribui e, muito, na redução do tempo de execução e facilita o dia a dia da equipe envolvida no trabalho.
Além de algumas práticas que podem ser inseridas na rotina, existem ferramentas tecnológicas que facilitam ainda mais essa tarefa, controlando o tempo de execução e auxiliando no check list final. Separamos 4 dicas que te ajudarão a melhorar a sua gestão de projetos e otimizar as entregas, confira:
- Implemente uma etapa de planejamento estratégico
Todo projeto precisa de um planejamento estratégico. Aqui serão definidas as etapas de execução, análise e aprovação, além de alinhar os prazos, as expectativas e propostas. Com um plano bem definido e estruturado, fica muito mais fácil transformar ideias em resultados efetivos.
- Faça reuniões de alinhamento
No processo de gestão de projetos esta etapa é essencial, mas é preciso tomar cuidado para não cair na cilada das reuniões que poderiam ser resolvidas em um e-mail. O primeiro passo é se preparar fazendo uma lista das questões que serão resolvidas, além de já selecionar previamente todos os temas e propostas que serão compartilhadas. Para torná-la ainda mais produtiva, vale eleger alguém para mediar o encontro e garantir o foco das discussões.
- Organize suas atividades
Que tal aproveitar os planners e agendas ou, se você prefere algo mais digital, planilhas ou apps como o Google Keep ou Evernote, para anotar as atividades do dia? Vale registrar as etapas do projeto que já foram concluídas, os pontos que precisam ser ajustados e controlar o cronograma com os processos que ainda faltam ser realizados.
- Invista em uma ferramenta de gestão
Se você quer subir um nível na gestão de projetos vale investir em ferramentas que te ajudem a controlar, arquivar e delegar tarefas para todos os envolvidos, além de apoiar no controle de prazos e definir o time sheet de cada atividade. Temos a indicação de 3 ferramentas poderosas:
- Trello: uma das ferramentas mais famosas do mundo neste quesito, o Trello trabalha com um esquema de listas, cartões e quadros para organizar atividades dentro de um projeto. Seu diferencial está na facilidade de movimentar as tarefas entre diferentes listas e etapas de execução.
- MeisterTask: um gerenciador bem visual e fácil de executar, que estimula a colaboração entre equipes. Possui painéis de projeto para tarefas, onde os membros podem ver as tarefas em andamento e também visualizar as que foram concluídas. Seu diferencial está na possibilidade de integração com o MindMeister, uma ferramenta de mapa mental que possibilita a criação, compartilhamento e sincronização com as tarefas.
- Asana: oferece uma série de funcionalidades voltadas à gestão de projetos como o kanban, atribuição de tarefas a participantes e exibição das estatísticas do progresso do projeto. Seu diferencial está na visualização da linha do tempo do cronograma com uma interface que apresenta o andamento de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e ver o que cada participante é responsável por fazer.
Seguindo essas dicas, vai ficar muito mais fácil organizar seu trabalho e alcançar resultados mais efetivos. Aproveite e coloque em prática agora!
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