Como fazer eventos corporativos de sucesso

O ano começou e muitas empresas já iniciaram os preparativos para 2018. E a sua? Já pensou em organizar um evento para criar e aprofundar vínculos com o seu consumidor? Um bom evento corporativo é uma verdadeira estratégia de marketing, com potencial para melhorar o relacionamento da empresa com seus parceiros e fornecedores, cativar e fidelizar clientes, e até mesmo promover uma integração entre os funcionários.

Não existe apenas um tipo, mas sim várias opções de eventos, que devem ser utilizados a favor de sua estratégia de comunicação corporativa. As feiras, por exemplo, são excelentes para posicionar sua empresa no mercado. Os eventos de relacionamento são ótimos para estreitar laços com clientes ativos, estimulando e fortalecendo o networking, um bom exemplo disso são os coquetéis. Já um evento de conteúdo visa prospectar novos clientes, por isso ele é ideal para anunciar novidades, como por exemplo, um lançamento de produto.

Os eventos são uma excelente oportunidade para gerar novos negócios e aumentar a exposição da sua marca, pois são neles que os clientes notam o profissionalismo e a excelência do seu negócio.

Um bom planejamento é fundamental para um evento de sucesso

O primeiro passo é ter uma estratégia bem clara, que reflita o posicionamento que a sua marca busca, definindo objetivo e tema do evento. O objetivo é o principal resultado que você quer alcançar, pode ser um novo posicionamento no mercado, uma maior prospecção de novos clientes ou mesmo estreitar o relacionamento com sua carteira de clientes.

Já o tema deve se basear em uma ideia, que pode ser transformada em uma frase/título. Ele facilita o entendimento do público sobre o que será abordado no evento, aumentando sua motivação e engajamento. Para escolher o local do evento leve em consideração fatores como: localização, acessibilidade, instalações, segurança, ambientes internos e externos.

É fundamental considerar o número de pessoas que estarão presentes. Se o local for muito grande, elas ficarão dispersas, dando a impressão de que o evento foi um fracasso. E se for muito pequeno, os participantes não terão conforto.

O segredo é o equilíbrio. O melhor lugar não é o maior, e nem o mais luxuoso, mas o que melhor atende às necessidades do seu evento.

Depois, é preciso estipular o tamanho do seu orçamento, balanceando suas expectativas e os recursos disponíveis. É muito importante fazer uma cotação com no mínimo três fornecedores e agências de eventos, além de montar uma planilha com o orçamento completo. Se possível, tente fechar parcerias com outras empresas para reduzir custos e não se esqueça de sempre contar com gastos extras caso aconteça algum imprevisto.

Objetivo, local e orçamento são os três aspectos mais básicos de qualquer evento, mas é justamente nos detalhes que você conquistará de fato seu público.

Detalhes que fazem toda a diferença

Receber cada convidado com atenção, sendo solícito, ajuda a criar uma boa imagem para garantir o sucesso do seu evento. Por isso, participe ativamente da organização e dê as coordenadas para que sua equipe esteja preparada para atender, informar e orientar o público de acordo com a proposta do evento. Não esqueça que, no mundo de eventos, tudo é encantamento.

É recomendável contratar um buffet especializado para fornecer quitutes e bebidas. Procure referências e fique atento em alguns pontos chaves, como: responsabilidade, pontualidade, criatividade, consistência e boas práticas de trabalho. Além disso, nunca aposte em um mesmo fornecedor para todas as atividades e tenha sempre um plano B caso algo dê errado.

Crie um ambiente agradável para seus convidados, onde as pessoas possam circular livremente e descansar em cadeiras e poltronas. Em alguns tipos de eventos corporativos, como no lançamento de um novo produto, também vale a pena investir em uma decoração mais arrojada.

Agora que você sabe mais da importância dos eventos corporativos, que tal contar com uma equipe criativa e competente para ajudar no seu? A Agência Pavé possui ampla experiência na realização dos mais diversos tipos de eventos e pode ajudar sua marca a impactar mais pessoas. Vamos construir um evento de sucesso juntos?

Texto por Flávio Nóbrega

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